MIS - Nội qui các phòng ban

MIS - Nội qui các phòng ban

CÔNG TY CP ĐÀO TẠO & TƯ VẤN QUỐC TẾ BLEO GROUPS

NỘI QUY CÁC PHÒNG BAN

ĐIỀU 30: TỔ AN NINH – BẢO VỆ

Diễn giải

Tổ an ninh – bảo vệ trực thuộc bộ phận Tổ chức – Hành chính. Nhân viên tổ an ninh – bảo vệ có trách nhiệm quản lý, bảo vệ tài sản của Công ty và những nhiệm vụ khác do Lãnh đạo giao.

Mô tả công việc

Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát hiện ra những nhân viên xâm phạm tài sản và nội quy của BLEO GROUPS, báo cáo Tổ trưởng tổ Bảo vệ, Tổ trưởng có trách nhiệm báo cáo cho Trưởng phòng xem xét và xử lý.
Khi khách đến liên hệ giao dịch, nhân viên bảo vệ đề nghị khách đăng ký, xuất trình giấy tờ tùy thân. Kiên quyết không cho nhân viên và khách có mùi rượu, bia, mang chất nổ… vào Công ty.
Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, nhân viên đưa xe vào đúng vị trí khi khách, nhân viên dừng xe trước Công ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khi khách, nhân viên lấy lại xe.
Bảo vệ phải lập biên bản bàn giao ca. Biên bản bàn giao ca phải thể hiện các nội dung: ngày giờ giao, tên người giao/người nhận, các trường hợp phát sinh trong ca trực, các trường hợp cần giải quyết tiếp theo…
Thông báo ngay cho Tổ trưởng biết về các trường hợp phạm pháp quả tang theo luật pháp Việt Nam đối với bất kỳ ai có hành vi phá hoại, trộm cắp, lừa đảo, gian lận… để chiếm đoạt tài sản hoặc gây rối làm mất an toàn, trật tự tại cơ sở để giải quyết kịp thời.
Liên hệ công an địa phương để hợp đồng phối hợp khi cần thiết.
Thực hiện các công việc khác do Lãnh đạo phòng phân công

Quyền hạn
- Từ chối không cho người, phương tiện ra vào cổng không đúng theo quy định.
- Lập biên bản đối với các trường hợp nhân viên Công ty vi phạm quy định.
Những việc không được làm trong ca trực
- Tự ý bỏ vị trí gác, trực; lơ là, chây lười; ngủ trong ca trực.
- Hút thuốc, sử dụng các chất ma túy và uống rượu, bia.
- Đánh bài; đọc báo, chơi game.
- Làm ảnh hưởng đến nhân viên bộ phận khác đang làm việc.
Báo cáo công việc

Báo cáo công việc cho Tổ trưởng. Tổ trưởng báo cáo cho Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính.

Quyền lợi

Được hưởng lương tháng theo mức lương đã đề nghị, ngoài ra, trong nhiều trường hợp sẽ được hưởng thêm lương thưởng, và các khoản chi phí khác theo quyết định từ Ban Giám Đốc.

ĐIỀU 31: NHÂN VIÊN LỄ TÂN

Diễn giải:

Bộ phận lễ tân đóng vai trò chủ đạo trong các hoạt động phục vụ khách hàng. Nhân viên lễ tân là người tiếp xúc trực tiếp với khách nhiều nhất, từ khi khách đến tới khi khách rời khỏi Công ty. Do đó bộ phận lễ tân là bộ mặt của Công ty, là nơi đầu tiên tiếp xúc với khách và là“trung tâm thần kinh” của Công ty.

Mô tả công việc:

Trực điện thoại.
Đón tiễn khách, làm các thủ tục check in, check out cho khách.
Nhìn trước được nhu cầu của khách để tư vấn dịch vụ tốt hơn.
Giao tiếp với khách, tìm hiểu nhu cầu của khách, giới thiệu và tư vấn các dịch vụ của Công ty cho khách và phối hợp với các bộ phận khác trong Công ty.
Trợ giúp và giải đáp mọi yêu cầu, khó khăn của khách.
Tính toán hóa đơn và làm thủ tục thanh toán.
Các công việc khác được phân công.

Yêu cầu đối với nhân viên lễ tân

-Luôn mỉm cười, vui vẻ với khách ngay cả khi tiếp điện thoại hay nói chuyện trực tiếp.

-Có thái độ tích cực với công việc. Luôn biết cách tự chủ, kiềm chế những cảm xúc của bản thân và kiên nhẫn trong các tình huống khó xử. Cư xử hòa nhã, thân thiện với tất cả mọi người. Có tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình, đáng tin cậy, ân cần và chu đáo khi hỗ trợ khách hàng.

-Biết lắng nghe. Tập trung lắng nghe khi khách hàng trình bày thắc mắc, vấn đề. Điều này thể hiện sự tôn trọng khách và giúp cho việc chỉ dẫn khách hàng một cách đầy đủ và chính xác.

-Chuẩn bị tài liệu cần thiết ngay bên cạnh. Một nhiệm vụ quan trọng của nhân viên lễ tân là chuyển các cuộc điện thoại đến những bộ phận khác trong công ty.

Quyền hạn

Từ chối những yêu cầu vô lý từ phía khách hàng.
Từ chối tiếp đón và giữ những cá nhân có thái độ không tôn trọng, thiếu thiện chí tiến vào Công ty.

Quyền lợi

ĐIỀU 32: TÀI XẾ

Diễn giải

Tài xế Công ty BLEO GROUPS là nhân viên của bộ phận Nhân sự BLEO GROUPS. Tài xế BLEO GROUPS làm việc theo giờ hành chính (trong nhiều trường hợp có thể đi công tác dài ngày, do đó, công việc có thểsẽ được thực hiện, kể cả vào ngày nghỉ).

Mô tả công việc

Đưa đón, chuyên chở Lãnh đạo và nhân viên Công ty hoặc khách trong quá trình thực hiện công việc và liên hệ công tác hàng ngày. Đảm bảo thời gian, địa điểm đưa đón đúng theo yêu cầu.
Thực hiện đúng các quy định về an toàn giao thông, đảm bảo an toàn cho người, xe và hàng hóa trên đường công tác, làm việc theo nguyên tắc “lái xe an toàn và tiết kiệm”.
Bảo quản và giữ gìn xe tốt. Đảm bảo xe luôn sạch sẽ và trong tình trạng sẵn sàng phục vụ.
Luôn kiểm tra xe nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời các hư hỏng, bảo trì xe theo định kỳ, cập nhật đầy đủ vào sổ theo dõi thiết bị. Giữ mối quan hệ tốt với các đơn vị sửa chữa, bảo trì xe thường xuyên cho Công ty.
Giữ gìn bí mật nội dung công việc nhân viên trao đổi trên xe, không bàn tán, tung tin, nói xấu xuyên tạc sự thật làm giảm uy tín khách hàng và Công ty.
Không được tự ý đổi ca cho nhau khi chưa được sự chấp thuận của trưởng phòng Nhân sự.
Báo cáo mức nhiên liệu sử dụng hàng tháng..
Báo cáo trong thời gian sớm nhất mọi sự cố xảy ra trong quá trình lưu thông cho cấp trên hoặc Phòng Nhân sự, bao gồm: tai nạn giao thông, phạt do vi phạm luật, hư xe, tắc đường… để có biện pháp xử lý kịp thời và thích hợp.
Thực hiện các công việc khác liên quan khi có yêu cầu.

Quyền lợi

Tài xế Công ty BLEO GROUPS được hưởng lương tháng theo mức lương đã đề nghị. Trong trường hợp tài xế hỗ trợ công tác dài ngày, mức lương sẽ kèm theo lương thưởng và trợ cấp theo quy định của Bộ luật lao động 2012.

ĐIỀU 33: TỔ VỆ SINH - TẠP VỤ

Diễn giải

Tổ vệ sinh Công ty BLEO GROUPS có chức năng giữ cho trụ sở Công ty luôn trong tình trạng sạch sẽ, hướng đến môi trường làm việc trong lành, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên Công ty.

Mô tả công việc

Đối với bộ phận vệ sinh

Kiểm tra các hộp phòng cháy chữa cháy, theo định kỳ ít nhất 1 tuần/1 lần.
Làm công tác giữ cho trụ sở Công ty luôn gọn gàng, sạch sẽ, ít nhất 02 lần/1 ngày, trước khi bắt đầu giờ làm việc và sau khi giờ làm việc kết thúc. Chịu trách nhiệm ngắt điện các thiết bị gây lãng phí không cần thiết trong Công ty sau khi kết thúc giờ làm việc.

Tổ chức thực hiện các hoạt động tuyên truyền, phổ biến các quy định về an toàn - vệ sinh, tiết kiệm trong phạm vi Công ty.
Kiểm nghiệm, đánh giá chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm.
Báo cáo với Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính các tồn tại về an toàn - vệ sinh của nhân viên trong Công ty, đề xuất biện pháp khắc phục.

Đối với bộ phận tạp vụ

Thực hiện công việc vệ sinh tại khu vực được phân công, đảm bảo môi trường làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng.
Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ quản lý/ lãnh đạo của Trung tâm.
Phối hợp với bộ phận tiếp tân để nắm lịch sử dụng phòng họp của các đơn vị để vệ sinh phòng họp và chuẩn bị nước uống kịp thời cho các cuộc họp.
Bảo quản và sử dụng tiết kiệm, hợp lý các công cụ dụng cụ và vật dụng vệ sinh được cấp phát.
Báo cáo kịp thời cho cấp quản lý khi phát hiện nhân viên để quên tài sản sau khi sử dụng phòng họp hoặc sau khi rời vị trí làm việc.
Thực hiện các yêu cầu công việc khác từ Tổ trưởng tạp vụ .
Báo cáo các phát sinh đột xuất về tình hình vệ sinh tại khu vực được phân công cho cấp quản lý.

Yêu cầu đối với nhân viên tổ vệ sinh – tạp vụ

Nhanh nhẹn, siêng năng, gọn gàng, sạch sẽ.
Có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
Chịu được áp lực công việc và có nguyện vọng gắn bó lâu dài với công ty.

Quyền lợi

ĐIỀU 34: GHI DANH VÀ TƯ VẤN

Diễn giải

Công tác ghi danh và tư vấn thuộc trách nhiệm của bộ phận lễ tân. Việc ghi danh tư vấn được thực hiện theo trình tự cố định, trong nhiều trường hợp phát sinh có sự thay đổi phải được báo cáo chính xác đến Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính.

Trình tự công việc

Ghi lại họ tên khách hàng, dựa theo nhu cầu của khách mà tư vấn và đăng ký dịch vụ phù hợp theo mong muốn của khách hàng.
Phổ biến kế hoạch đào tạo, quy trình và lộ trình đào tạo đã được duyệt & nội quy lớp học cho khách hàng (đối với khách hàng đăng ký các khóa đào tạo kỹ năng).
Thực hiện tạm ứng đối với khách hàng, thanh toán toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến đào tạo.
Lưu trữ và cập nhật dữ liệu, hồ sơ khách hàng và lưu lại vào email bleocorp@gmail.com
Thu thập và tổng hợp các khảo sát, đánh giá trước và sau khoá đào tạo của khách hàng đối với các dịch vụ của Công ty.

Yêu cầu đối với nhân viên

Thông minh, sáng tạo, tư duy tích cực.
Cẩn thận, trung thực, ý thức trách nhiệm cao, khả năng giao tiếp và truyền đạt tốt.

Quyền lợi

Được hưởng lương tháng theo mức lương đã đề nghị. Ngoài ra, trong nhiều trường hợp sẽ được hưởng thêm lương thưởng, hoa hồng nếu khách hàng đăng ký và thanh toán đủ ngay sau khi được tư vấn, và các khoản chi phí khác theo quyết định từ Ban Giám Đốc.

ĐIỀU 35: TỔNG ĐÀI

Diễn giải

Nhân viên bộ phận tổng đài (Operator) là nhân viên trực tổng đài điện thoại Công ty BLEO GROUPS, có trách nhiệm đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt, an toàn từ bên ngoài đến Công ty.

Nhiệm vụ

Nhân viên bộ phận tổng đài thực hiện đúng các nội quy được quy định trong Nội quy trực tổng đài điện thoại BLEO GROUPS đã thông qua ngày… tháng… năm 2016.

Mọi trường hợp phát sinh phải báo cáo đầy đủ và chính xác đến Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính.

Quyền lợi

ĐIỀU 36: BỘ PHẬN KHO

Diễn giải

Bộ phận kho BLEO GROUPS chịu trách nhiệm quản lý, điều phối kho hàng của công ty về số lượng và chất lượng nhằm đáp ứng số lượng hàng hoá cần thiết theo nhu cầu của Công ty.

Mô tả công việc

Tổ chức quản lý và giám sát việc thực hiện các công việc về bảo quản, xuất nhập hàng hóa, an ninh kho bãi. Quản lý và bảo quản các thiết bị đang vận hành trong Công ty.
Tổ chức thực hiện công tác giao nhận, vận chuyển hàng hóa theo kế hoạch giao hàng.
Kiểm soát và kiểm tra tiến độ giao hàng.
Chịu trách nhiệm giải quyết các sự cố trong quá trình giao nhận hàng.
Báo cáo hoạt động của Bộ phận theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của Ban Giám Đốc.
Làm các công việc khác theo yêu cầu của cán bộ quản lý.

Quyền lợi

ĐIỀU 37: NHÂN VIÊN PHA CHẾ

Diễn giải

Nhân viên pha chế của bộ phận pha chế thuộc Phòng Nhân sự Công ty BLEO GROUPS là người chế biến các loại nước uống và ghi chép, tổng hợp hóa đơn gửi về Phòng Nhân sự Công ty BLEO GROUPS tính toán, sau đó Phòng Nhân sự gửi về phòng Tổ chức – Hành chính thanh toán.

Mô tả công việc

Pha chế các thức uống cà phê Việt Nam, cà phê Ý và các thức uống khác theo yêu cầu đặc biệt của khách hàng và nhân viên Công ty. Có kiến thức về các loại thức uống và kỹ thuật pha chế, nắm vững công thức pha chế các loại thức uống có trong thực đơn, sử dụng thành thạo các dụng cụ, trang thiết bị của quầy pha chế.
Kiểm soát tốt thời gian thực hiện pha chế nhanh nhất và trình bày ưa nhìn ,đầy đủ dụng cụ đi kèm và đặc tính cần có.
Đảm bảo thực phẩm được chuẩn bị phù hợp với quy định vệ sinh an toàn thực phẩm.
Vệ sinh khu vực quầy bar, kho. Duy trì khu vực chế biến nguyên liệu sạch sẽ và gọn gàng.
Tổng hợp hóa đơn về ngày tháng, loại thức uống, giá cả, người sử dụng,.. theo tuần để gửi về Phòng Nhân sự.
Giao nhận ca – kiểm tra hàng hóa, dụng cụ, trang thiết bị quầy pha chế theo quy định.
Kiểm kê hàng tồn, đặt hàng.
Nhận hàng, kiểm tra và lưu giữ để đảm bảo chất lượng.

Yêu cầu đối với nhân viên pha chế

Chịu trách nhiệm chuẩn bị, bổ sung hàng hóa, bày trí, xếp đặt quầy pha chế ngăn nắp, gọn gàng, sẵn sàng phục vụ khách hàng và nhân viên Công ty.
Kiểm soát thức uống, hàng hóa nguyên vật liệu quầy pha chế, tránh lãng phí, mất mát, hao hụt và làm báo cáo tình hình hàng hóa tiêu thụ theo tuần, làm tốt công tác kiểm kê định kỳ.
Giữ an toàn vệ sinh thực phẩm khi đang thực hiện công việc pha chế, chịu trách nhiệm về chất lượng, định lượng các loại thức uống, hàng hóa phục vụ tại quầy.

Quyền lợi

ĐIỀU 38: NHÂN VIÊN THU & MUA

(em ko hiểu là thu và mua gì thưa thầy)

ĐIỀU 39: TRƯỞNG PHÒNG

Diễn giải

Trưởng phòng cấp Sở là công chức lãnh đạo đứng đầu một phòng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng do mình phụ trách.

Nhiệm vụ

Trưởng phòng có nhiệm vụ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của phòng để tham mưu giúp Giám đốc thực hiện chức năng quản lý Công ty về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành được phân công phụ trách, cụ thể là:

Xây dựng các quy hoạch, kế hoạch phát triển lĩnh vực chuyên môn được phân công phụ trách.
Xây dựng, trình Ban Giám Đốc ban hành các phương án, chiến lược về lĩnh vực chuyên môn.
Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, tham gia giám sát việc thực hiện các công việc của phòng, các chính sách đã ban hành thuộc chức năng, nhiệm vụ.
Xây dựng báo cáo sơ kết, tổng kết đánh giá hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ.
Tổ chức công tác tổng hợp thông tin, thống kê, báo cáo, lưu trữ về lĩnh vực được phân công phụ trách.
Quản lý cán bộ, công chức trong phòng theo phân công, phân cấp. Quản lý, sử dụng có hiệu quả tài chính, tài sản được giao theo quy định.
Báo cáo lên Ban Giám Đốc định kỳ hàng tháng các hoạt động, ưu điểm nhược điểm và phương án khắc phục đối với các hoạt động đang được thực hiện của phòng.

Yêu cầu đối với trưởng phòng

Có năng lực tham mưu, tổ chức thực hiện các chính sách Công ty.
Có khả năng nghiên cứu xây dựng các chính sách chiến lược phát triển và chuyên môn nghiệp vụ về lĩnh vực chuyên môn được giao, phục vụ cho hoạt động quản lý và phát triển Công ty.
Có năng lực tổ chức, điều hành nhân viên trong phòng và phối hợp với các phòng ban khác trong Công ty có liên quan thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Có khả năng giải quyết tốt các tình huống phát sinh trong phạm vi Phòng.

Quyền lợi

Được hưởng lương tháng theo mức lương đã đề nghị. Ngoài ra, còn có thêm lương thưởng, và các khoản chi phí khác theo quyết định từ Ban Giám Đốc.

ĐIỀU 40: PHÓ PHÒNG

Diễn giải

Phó Trưởng phòng cấp Sở là công chức lãnh đạo, giúp Trưởng phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công.

Nhiệm vụ

Giúp Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng điều hành tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao, cụ thể là:
Xây dựng quy hoạch, kế hoạch về phát triển lĩnh vực chuyên môn.
Tổ chức hướng dẫn kiểm tra, tham gia thanh tra việc thực hiện các chính sách, chiến lược phát triển Công ty.
Sơ kết, tổng kết, đánh giá kết quả hoạt động; tổng hợp thông tin, báo cáo về lĩnh vực chuyên môn, nhiệm vụ được phân công phụ trách.
Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên Phòng về lĩnh vực chuyên môn.

Hỗ trợ Trưởng phòng báo cáo lên Ban Giám Đốc Công ty các hoạt động, ưu điểm nhược điểm và phương án khắc phục đối với các hoạt động đang được thực hiện của phòng.

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.

Yêu cầu đối với Phó phòng

Có năng lực tham mưu cho Trưởng phòng, tổ chức thực hiện các chính sách, chiến lược phát triển Công ty.
Có khả năng nghiên cứu xây dựng các chính sách chiến lược phát triển và chuyên môn nghiệp vụ về lĩnh vực chuyên môn được giao, phục vụ cho hoạt động quản lý và phát triển Công ty.
Có năng lực quản lý, điều hành một số hoạt động của phòng theo nhiệm vụ được Trưởng phòng phân công.

Quyền lợi

Được hưởng lương tháng theo mức lương đã đề nghị. Ngoài ra, còn có thêm lương thưởng, và các khoản chi phí khác theo quyết định từ Ban Giám Đốc.

ĐIỀU 41: NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG

Diễn giải

Thực tế công việc của nhân viên văn phòng không hề đơn giản và nhàn hạkỹ năng tổng hợp, tức là có thể làm được nhiều việc như thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có kiến thức về kế toán, tiếp thị, kinh doanh…

Mô tả công việc

Các công việc của nhân viên văn phòng BLEO GROUPS bao gồm:

Nhân viên trực tổng đài điện thoại.
Nhân viên tư vấn – ghi danh.
Nhân viên các phòng ban: phòng Tổ chức – Hành chính, phòng Nhân sự, phòng Tài chính đầu tư, phòng R&D, phòng Kinh doanh, bộ phận Market trong nước.
Thư ký văn phòng.
Nhân viên lễ tân.

Nhân viên văn phòng cần thực hiện tốt các quy định cụ thể của Công ty chiếu theo các nội quy phòng ban đối với nhân viên đã được Ban Giám Đốc thông qua.

Yêu cầu đối với nhân viên văn phòng

Nhiệt tình, chăm chỉ.
Cần biết tiếng anh, thành thạo tin học văn phòng.
Giao tiếp tốt, xử lý tình huống khéo léo.

Quyền lợi

Được hưởng lương tháng theo mức lương đã đề nghị. Ngoài ra, còn có thêm lương thưởng, và các khoản chi phí khác theo quyết định từ Ban Giám Đốc.

ĐIỀU 42: PHÒNG TÀI CHÍNH & ĐẦU TƯ

Diễn giải

Nhiệm vụ

Quyền hạn
Trưởng phòng tài chính & đầu tư
Phó phòng tài chính & đầu tư

ĐIỀU 43: PHÒNG NHÂN SỰ

Diễn giải

Phòng nhân sự vô cùng quan trọng đối với mỗi công ty. Phòng nhân sự là nơi kiểm tra, phỏng vấn, tuyển dụng nhân viên mới. Phòng nhân sự còn là nơi chăm lo đời sống, quản lý, quyết định “gia giảm” nhân viên đối với các nhân viên cũ.

Nhiệm vụ

Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc.
Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi.
Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triển đội ngũ nhân viên theo yêu cầu, chiến lược của Công ty.

Trưởng phòng nhân sự

Nhiệm vụ của Trưởng phòng nhân sự

Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng.
Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên công ty.
Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.
Lập ngân sách nhân sự.
Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho phát triển kinh doanh và chiến lược của công ty.
Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích nhân viên làm việc, thực hiện các chế độ cho nhân viên
Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty.
Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện.
Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty. Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó.
Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân sự.
Tham mưu cho Ban Giám Đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty.
Tham mưu cho Ban Giám Đốc về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty.
Tham mưu cho Ban Giám Đốc về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho nhân viên.
Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban Giám Đốc và nhân viên trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự…

Yêu cầu đối với Trưởng phòng nhân sự

Kỹ năng lãnh đạo nhân viên
Kỹ năng lập kế hoạch.
Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc.
Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
Kỹ năng giao tiếp tốt.

Nhân viên phòng nhân sự

Nhiệm vụ:

Đối với Thủ tục tuyển dụng:

Quản lý công tác tuyển dụng công ty theo Thủ tục tuyển dụng.
Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán tính lương, lập bảng đánh giá ứng viên khi thử việc.
Quản lý hồ sơ lý lịch của ứng viên không đạt yêu cầu: lập danh sách ứng viên không đạt yêu cầu theo biểu mẫu danh sách phỏng vấn của Thủ tục tuyển dụng, hồ sơ của từng đợt tuyển dụng đối với mỗi loại chức danh được lưu giữ riêng theo thứ tự trong danh sách.

Đối với Nhân sự công ty:

Quản lý hồ sơ, lý lịch của nhân viên toàn Công ty: lưu hồ sơ nhân viên trong file theo bộ phận. Lập danh sách nhân viên Công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng.
Quản lý hồ sơ nhân viên nghỉ việc: tất cả nhân viên nghỉ việc được lưu theo thứ tự thời gian, nhân viên nghỉ việc rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách nhân viên nghỉ việc theo thời gian, danh sách nhân viên nghỉ việc tương tự như danh sách nhân viên hiện thời.
Quản lý việc đào tạo của công ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo, liên hệ cơ sở đào tạo, làm thủ tục cho nhân viên đi đào tạo, lưu bằng cấp – chứng chỉ đào tạo của nhân viên, đánh giá kết quả đào tạo, lưu hồ sơ đào tạo.

Đối với các hoạt động khác:

Quản lý văn phòng phẩm của công ty: nhận các đề xuất văn phòng phẩm, lập đề xuất mua văn phòng phẩm 2 lần/tháng, cấp phát văn phòng phẩm theo yêu cầu, hàng tháng rà soát lại số lượng văn phòng phẩm tồn, lập thẻ kho để theo dõi việc nhập, cấp phát văn phòng phẩm, tồn văn phòng phẩm.
Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chính nhân sự: lưu các biểu mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa cứng các biểu mẫu theo bộ phận, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểu mẫu, hàng tuần đi photo các biểu mẫu theo yêu cầu và tự làm thủ tục thanh toán.
Đề xuất các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp..cho nhân viên và tổ chức thực hiện.
Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu của Trưởng phòng và thực hiện các thủ tục liên quan.

ĐIỀU 44: THƯ KÝ VĂN PHÒNG

Diễn giải

Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.

Mô tả công việc

Tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý, hỗ trợ đắc lực cho Giám Đốc trong các công việc của Công ty.
Có tư duy logic, phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng, có thể thay mặt Giám Đốc giải quyết các vấn đề phát sinh trong nội bộ Công ty một cách nhanh chóng và có hiệu quả.
Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết.
Quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.

Yêu cầu đối với thư ký văn phòng

-Trí nhớ tốt.

-Nhạy bén trong công việc.

-Kỹ năng vi tính, tin học. Biết sử dụng thành thạo một hoặc nhiều ngoại ngữ.

-Có tính độc lập, kiên định và chính kiến.

-Am hiểu nhiều mảng kiến thức.

Quyền lợi

Được hưởng lương tháng theo mức lương đã đề nghị. Ngoài ra, còn có thêm lương thưởng, và các khoản chi phí khác theo quyết định từ Ban Giám Đốc.

ĐIỀU 45: TRỢ LÝ

Diễn giải

Trợ lý Giám Đốc là một công việc phức tạp, đòi hỏi rất nhiều những phẩm chất tốt. Người trợ lý là cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo để đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc với mục đích cuối cùng là giúp lãnh đạo hoàn thành xuất sắc công việc của mình.

Mô tả công việc

Tham mưu góp ý cho lãnh đạo.
Xử lý những biến động bất ngờ hay các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch, ứng phó và đưa ra giải pháp kịp thời cho vấn đề.
Dự phòng phương án với mỗi kế hoạch được đưa ra.
Phân chia thời gian phù hợp cho các đầu mục công việc khác nhau theo đúng thứ tự ưu tiên của chúng.
Khả năng đánh giá tình hình và ra quyết định thay mặt lãnh đạo giải quyết các vấn đề phát sinh khi lãnh đạo đi vắng.
Am hiểu về khách hàng và góp phần duy trì được sự hài lòng của họ cũng là việc hỗ trợ cho lãnh đạo, thông qua việc giao tiếp gây được thiện cảm, cung cấp thông tin khách hàng cần và đưa ra các phương án giải quyết hợp lý nếu có sự khiếu nại hay chỉ trích.

Yêu cầu đối với trợ lý

Sự cẩn thận, khéo léo trong công việc.
Các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian, óc tổ chức tốt....
Sức chịu đựng áp lực công việc.
Niềm đam mê và tâm huyết với nghề.

Quyền lợi

Được hưởng lương tháng theo mức lương đã đề nghị. Ngoài ra, còn có thêm lương thưởng, và các khoản chi phí khác theo quyết định từ Ban Giám Đốc.

ĐIỀU 46: KẾ TOÁN

Mô tả công việc

Cung cấp đầy đủ, toàn diện và chính xác số liệu. Phân tích thông tin, số liệu kế toán và tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị để giúp Ban Giám đốc ra các quyết định chỉ đạo, quản lý, điều hành phù hợp.
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện thu, chi đối với các bộ phận, Phòng ban trong Công ty.
Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
Tổ chức công tác kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo đúng quy định hiện hành
Tổ chức thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn trong quá trình hoạt động của Công ty.
Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.

Yêu cầu đối với kế toán
- Trung thực, thật thà
- Tỉ mỉ, có độ chính xác cao
Quyền lợi

Được hưởng lương tháng theo mức lương đã đề nghị. Ngoài ra, còn có thêm lương thưởng, và các khoản chi phí khác theo quyết định từ Ban Giám Đốc.

ĐIỀU 47: GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH

Diễn giải

Giám đốc điều hành – Chief Executive Officer (viết tắt CEO), là người thay mặt hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm hoạt động của toàn công ty, điều hành tất cả mọi công việc hàng ngày.

Nhiệm vụ và quyền hạn

Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và định hướng chiến lược chung cho công ty.
Đưa ra mục tiêu, hướng phát triển và chiến lược của công ty.
Điều hành và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động của Công ty.
Chịu trách nhiệm về lợi nhuận, hướng phát triển và tăng trưởng của Công ty.
Đảm bảo đạt được các mục tiêu hiện tại và tương lai của công ty như mong đợi của Ban Giám Đốc về tăng trưởng doanh số, lợi nhuận, chất lượng sản phẩm, phát triển nhân tài và các hoạt động khác.
Lập kế hoạch kinh doanh và marketing.
Quản lý nhân viên để đảm bảo đạt được kết quả tốt nhất.
Trình bày báo cáo rõ ràng và đúng hạn cho Ban Giám Đốc, trình bày các đề xuất cho Ban Giám Đốc duyệt.
Đánh giá tình hình hoạt động của các phòng ban.

Yêu cầu đối với giám đốc điều hành

Am hiểu về lĩnh vực hoạt động kinh doanh sản phẩm & dịch vụ.
Có thời gian làm việc ít nhất 05 năm với vị trí quản lý, trong đó có 03 năm làm quản lý trong Công ty có hoạt động sản phẩm & dịch vụ; hoặc 03 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành sản phẩm & dịch vụ tại nước ngoài.
Kỹ năng đàm phán và làm việc với đối tác nước ngoài.
Kỹ năng hoạch định và triển khai chiến lược.
Sử dụng thành thạo tiếng Anh và Tiếng Việt.

Quyền lợi

Được hưởng lương tháng theo mức lương đã đề nghị. Ngoài ra, còn có thêm lương thưởng, và các khoản chi phí khác theo quyết định từ Ban Giám Đốc.

ĐIỀU 48: CHỦ TỊCH CÔNG TY

Diễn giải

BLEO GROUPS là công ty cổ phần, do đó Hội đồng quản trị bầu một thành viên trong Hội đồng quản trị làm Chủ tịch. Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty.

Nhiệm vụ và quyền hạn

Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị.
Chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị.
Tổ chức việc thông qua quyết định của Hội đồng quản trị.
Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị.
Chủ tọa họp Đại hội đồng cổ đông.
Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ công ty.

Quyền lợi

Được hưởng lương tháng theo mức lương đã đề nghị. Ngoài ra, còn có thêm lương thưởng, và các khoản chi phí khác theo quyết định từ Ban Giám Đốc.

ĐIỀU 49: BỘ PHẬN IT

Diễn giải

Phòng IT là phòng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về lĩnh vực Công nghệ Thông tin của toàn Công ty (bao gồm: hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm, giải pháp công nghệ thông tin) nhằm tối ưu hóa hệ thống, bảo mật, an toàn dữ liệu. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động đó theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao.

Mô tả công việc

Quản trị hệ thống máy tính, hỗ trợ thành viên công ty hoạt động hiệu quả
Quản trị website thông tin công ty
Thiết kế tài liệu Marketing gồm: banner trang web, tờ rơi, lịch, ảnh, template email bằng HTML
Thiết lập hệ thống mạng nội bộ cho công ty.
Quản lý Server, hệ thống mạng, Server, Data center.
Xử lý các sự cố về mạng.
Quản lý các thiết bị công nghệ thông tin và công nghệ của công ty.
Lên kế hoạch bảo trì, nâng cấp hệ thống, thiết bị định kỳ.
Đề xuất các phương án bảo trì, nâng cấp hệ thống, thay đổi dịch vụ theo yêu cầu phát triển của công ty.
Hỗ trợ phòng Tổ chức – Hành chính quản lý, bảo trì, thay thế tài sản thiết bị văn phòng.
Thực hiện một số công việc theo yêu cầu Trưởng phòng và Ban Giám đốc.

Quyền lợi

Được hưởng lương tháng theo mức lương đã đề nghị. Ngoài ra, còn có thêm lương thưởng, và các khoản chi phí khác theo quyết định từ Ban Giám Đốc.

Mis skill job